Humaans bruger Pleo
Sådan gik Humaans fra at bruge 20 til 6 timer på administrativt arbejde om måneden
Udfordringen
Humaans er en scale up-virksomhed, der siden 2020 har tilbudt banebrydende HRIS-software med det ene formål at gøre det let som en leg at administrere personale. Teamet har base i London, men benytter sig også af fjernarbejde, hvilket bidrager med en spændende dynamik, når det kommer til medarbejderudgifter. Det kan være svært at holde styr på, hvad virksomhedens penge går til, når ansatte bruger penge på kryds og tværs verden over. Og de sociale events, der finder sted hvert kvartal og medfører store udgifter til rejser og overnatning, gør det ikke ligefrem nemmere.
Den lille økonomiafdeling stod overfor store udfordringer med enorme mængder af administrativt arbejde. Før de gik over til Pleo, var de største smertepunkter for Robbie Osbourne, som er Head of Finance hos Humaans, disse:
Delte firmakort og langsomme tilbagebetalinger
Medarbejdere skulle spørge CEO’en, om de måtte låne firmakortet, hver gang de havde brug for at købe noget til deres arbejde – det kunne være alt fra en kop kaffe til et nyt softwareabonnement. Og folk, der brugte deres personlige kort, blev først tilbagebetalt flere uger senere, hvilket medførte en helt ny række af problemer.
Manglende overblik over hvert teams udgifter
Med fjernarbejdere, som brugte penge regelmæssigt (og ofte uforsvarligt), og ledere, som anskaffede sig software i øst og vest, blev det en umulig opgave at bevare overblikket over virksomhedens udgifter. Derudover var det besværligt at indsamle fakturaer og kvitteringer, som gemte sig i medarbejderes indbakker i stedet for ét centralt sted.
Manuel afstemning ved hver månedsluk
Før Humaans fik Pleo kunne økonomiafdelingen bruge op til 20 timer hver måned på manuel afstemning af udgifter. Det var ikke ualmindeligt, at medarbejdere havde glemt eller mistet deres kvitteringer – faktisk mistede ansatte op til 100 kvitteringer om måneden! Det betød, at det tog endnu længere tid at få styr på regnskabet sidst på måneden.
Løsningen
En alt-i-én-platform, der samler alle udgifter i én proces, som giver økonomiafdelingen værdifulde indsigter og overblik over tidligere og mulige fremtidige udgifter.
“Pleo hjælper os med at bevare overblikket, så økonomiafdelingen kan forstå præcis, hvad folk bruger penge på, mens medarbejdere har friheden til at bruge penge uden besværlige begrænsninger og tidskrævende processer.”
Resultatet
Robbie har ofte meget at se til. Han skal blandt andet sørge for, at medarbejdere bliver betalt til tiden, at salgsteamet sidder inde med relevante data og generelt jonglere det kaos, der ofte er forbundet med at skalere en virksomhed. Det sidste, han har brug for, er at skulle bruge unødvendig tid på at håndtere udgifter og vade gennem regneark. Pleo automatiserer disse tidskrævende processer, så Robbie har tid til at sørge for, at økonomiafdelingen arbejder så effektivt som muligt.
Månedsluk er blevet så let som en leg
Ved at digitalisere kedelige regnskabsopgaver har Humaans formået at reducere den tid, de bruger på manuel afstemning hver måned, fra 20 timer til 6 timer. Den monetære værdi af denne tidsbesparelse er alle de penge, Pleo koster, værd.
Overblik over tendenser
Data er nøglen i enhver organisation. Pleo giver vigtige indblik i virksomhedens forbrugsmønstre, så økonomiafdelingen nemmere kan identificere tendenser og handle derefter – for eksempel øge forbruget eller skære ned på visse områder.
Selvstændiggørelse af medarbejdere
Pleo hjælper Humaans med at skabe selvstændige medarbejdere på tværs af organisationen, som selv kan købe de ting, de har brug for til deres arbejde – hurtigt og nemt – i stedet for at opbygge hundredvis af private udlæg og vente på at blive tilbagebetalt.
Større ansvarsfølelse
Takket være den tillid, som virksomheden viser sine ansatte ved at give dem et Pleo-kort, føler de en højere grad af ansvar. Folk tager mindre let på arbejdsrelaterede køb, når de ved, at de skal uploade en kvittering, en kategori, et tag og en note for at give kontekst til og “retfærdiggøre” købet.