Så använder Humaans Pleo
Humaans halverar administrationstiden vid månadsbokslutet med Pleo
Utmaningen
Mjukvaruföretaget Humaans grundades 2020 med målet att göra personalhantering så smidig som möjligt. Teamet är baserat både i London och på distans, vilket skapar en intressant dynamik vad gäller medarbetarnas utgifter. Eftersom inköpen görs över hela världen kan det vara svårt att hålla koll på vart pengarna tar vägen – särskilt med tanke på att företaget anordnar kvartalsvisa fysiska träffar som kräver en hel del utgifter för resor och boende.
Med en så pass liten ekonomiavdelning uppstår många tidsmässiga utmaningar. Manuell administration tar tid, vilket skapar ineffektivitet. Innan företaget kom i gång med Pleo, kände sig Robbie Osborne, ekonomichef på Humaans, trött på följande utmaningar:
Brist på frihet att köpa det som behövs
Att behöva be VD:n om lov att låna kreditkortet varje gång du behövde köpa något i jobbet, oavsett om det handlar om kaffe eller en prenumeration på ett nytt verktyg, var helt enkelt inte effektivt nog. Att vänta på utläggsutbetalningar i veckor var inte heller något bra alternativ.
Svårt att få en överblick över teamets utgifter
De remoteanställda hade mycket utgifter och cheferna försökte hantera det med olika verktyg och system, men det saknades en ordentlig överblick. Dessutom var det svårt att jaga kvitton och fakturor i olika inkorgar, helt utan centralisering.
Månadsboksluten tog en evighet
Innan Pleo spenderade Humaans ekonomiavdelning upp till 20 timmar på manuell avstämning varje månad. Människor begår misstag, det är naturligt, så ofta saknades kvitton (upp till 100 stycken per månad faktiskt), vilket ökade på den administrativa bördan ytterligare.
Lösningen
En allt-i-ett-lösning som fångar varje utgift i en process, ger ekonomiteamet värdefulla insikter och skapar en tydlig översikt över alla utgifter.
"Pleo hjälper oss med översikten, så att ekonomiavdelningen kan se exakt vad folk lägger pengar på, samtidigt som [medarbetarna] har friheten att köpa saker de behöver i jobbet utan krångliga processer."
Resultaten
Att se till att människor får betalt i tid, tillhandahålla säljavdelningen med data och hantera kaoset som följer med att skala upp ett företag, tar mycket av Robbies tid. Det sista han behöver om dagarna är att slösa tid på att hantera utgifter och gå igenom kalkylark. Pleo arbetar för att automatisera de här tidskrävande processerna, vilket frigör Robbies tid. Det ger honom möjlighet att effektivisera hela ekonomiavdelningen.
Smidiga månadsbokslut
Att digitalisera tråkiga, manuella processer har sparat Humaans väldigt mycket tid. Numera sköter de månadsboksluten på mindre än 6 timmar per månad. Tid är pengar, så Pleo betalar sig självt.
Trendspaning
Data är nyckeln till mycket när det gäller företagande, men de är inte mycket värda om de inte bidrar till smartare affärsbeslut. Med Pleo kan Humaans ekonomiavdelning samla in värdefulla insikter om utgiftstrender och ta beslut utifrån det.
Tillit till medarbetarna
Pleo hjälper alla på Humaans att hantera utgifter snabbt och effektivt, samtidigt som kontrollen behålls centralt. I stället för att hantera hundratals inlägg varje månad ger Pleo dem firheten att köpa vad de vill, när de behöver det.
Frihet under ansvar
Det visar på förtroende och tillit att dela ut Pleo-kort till medarbetarna, vilket gör att de känner sig uppskattade. Samtidigt kräver det också något tillbaka – de måste lägga till kvitto, kategori, taggar och kommentarer till varje utgift för att den ska godkännas.