Koto bruger Pleo
Sådan reducerede Koto antallet af personer involveret i deres udgiftshåndtering fra seks til én
Udfordringen
Koto Studio er en virksomhed, som rådgiver brands og hjælper dem med at puste liv i deres vision og mission ved hjælp af ord og design. Teamet består af mere end 100 ansatte, primært designere, kreative medarbejdere og strategikere.
Koto blev stiftet i 2014 og har været kunde hos Pleo næsten siden dag ét. Pleo blev med andre ord implementeret på et tidligt stadie og har spillet en vigtig rolle i forhold til at definere processer for udgiftshåndtering – noget, som brandstudiet havde svært ved helt i begyndelsen, især da Caroline var den eneste kaptajn på skuden.
Manglende kvitteringer sidst på måneden
Før Pleo kom ind i billedet, måtte Caroline tilbringe månedens sidste dage med at gøre rede for et væld af manglende kvitteringer. De få kvitteringer, der faktisk nåede frem til månedsafslutningen, lå i krøllede stakke på hendes skrivebord med en håndskrevet note, der retfærdiggjorde købet. Alt i alt manglede omkring 50 % af kvitteringerne.
Manglende retningslinjer for forbrug
Efterhånden som Kotos team voksede, blev det en umulig opgave at håndtere teamets forbrug. Det var især uklart, hvad teamet havde lov til at købe til deres arbejde. Der fandtes ingen retningslinjer for dette, og folks tilgang til arbejdsrelaterede køb var ret tilfældig. Det betød også, at de ansatte ofte følte et ubehag og endda skyld, når de skulle købe ting, de havde brug for til deres arbejde.
Rodet udgiftshåndtering for alle involverede
Caroline brugte timevis hver måned på at arbejde sig gennem bjerge af papirer, der skulle gennemgås og videregives til økonomiafdelingen, for at være sikker på, at alt var registreret korrekt. Ofte manglede der desværre nødvendige oplysninger, hvilket betød endnu mere arbejde for Caroline.
Løsningen
En platform til udgiftshåndtering, der samler hele virksomhedens forbrug ét sted og giver økonomiafdelingen værdifulde indblik i og overblik over tidligere og fremtidige udgifter.
”Før vi brugte Pleo, krævede det op til seks personer at behandle én udgift. Én person skulle godkende udgiften, en anden skulle indhente data, mens en tredje skulle tilbagebetale pengene. Denne proces er blevet 100 procent strømlinet. Nu behøver vi kun at involvere to personer: brugeren og én fra økonomiafdelingen, som bogfører udgiften. Det tager kun én dag at behandle alle udgifter, for én person, om ugen. Før tog det mindst det dobbelte – for seks personer.”
Resultatet
Det at være COO for at brandstudio i vækst med afdelinger i forskellige lande betyder selvsagt, at Caroline har meget andet at tage sig til end at godkende udgifter. Pleo har ikke bare hjulpet hende med at spare værdifuld tid, men også gjort hendes team mere selvstændigt. Ved hjælp af Pleos realtidsdata om virksomhedens forbrug har Koto Studio identificeret mulige besparelser og måder, hvorpå virksomheden kan gøre tingene anderledes.
Større kontrol og bedre overblik
Pleo gav Koto mere kontrol over virksomhedens forbrug med muligheder for at opsætte individuelle forbrugsgrænser, spærre kort når som helst og tracke udgifter i realtid. Dette niveau af kontrol betyder, at Koto har fået et langt bedre overblik, og det gør det muligt for dem at tage hurtige, datadrevne og strategiske beslutninger.
Mere fokus på strategi
Før Pleo brugte Caroline alt for meget af sin dag på tidskrævende udgiftshåndtering. I dag er hun slet ikke en del af denne proces. Teams har al den nødvendige information ved hånden til selv at tage beslutninger om arbejdsrelaterede køb, og økonomiafdelingen kan nemt og enkelt behandle disse udgifter. Caroline spiller i stedet en mere strategisk rolle, som har stor indflydelse på virksomhedens ve og vel.
Selvstændige medarbejdere
Pleo hjælper Koto med at gøre deres teams mere selvstændige, så de hurtigt kan købe de ting, de har brug for til deres arbejde, uden at skulle gennem langsommelige godkendelsesprocesser. Pleo giver dem redskaberne til at foretage arbejdsrelaterede køb uden at skulle stå på hænder og hoppe på tungen først.