Koto använder Pleo
Så effektiviserade Koto sin utgiftsprocess
Utmaningen
Koto är ett konsultföretag inom varumärkesstrategi som arbetar med att ge liv åt företags visioner genom rätt copy och design. Teamet består av över 100 personer. Främst designers, kreatörer och strateger.
Företaget grundades 2014 och har använt Pleo nästan sedan dag ett. Vår utgiftslösning implementerades tidigt i verksamheten och har spelat en viktig roll i etableringen av processer kring utgiftshantering och redovisning – något som studion hade svårt att få till i början.
Borttappade kvitton i slutet av månaden
Innan Pleo ägnade Caroline en stor del av sin arbetstid åt att gå igenom högar av fysiska kvitton med handskrivna anteckningar på, följt av kvittojakt på den resterande 50 procenten som fortfarande saknades i slutet av månaden.
Otydlighet kring vilka köp som var okej
I takt med att Kotos team växte blev det svårare att hantera teamets utgifter, särskilt när det gällde sådant de behövde för att kunna göra sitt jobb ordentligt. Folk spenderade pengar oplanerat och utan tydliga ramar. Trots att de köpte saker de behövde i jobbet fick de dåligt samvete och kände sig obekväma.
Krånglig utläggsprocess för alla inblandade
Caroline spenderade många timmar med att gå igenom utgiftsrapporter och komplettera dem med saknad information innan de skickades vidare till ekonomiavdelningen för hantering. Ett tidskrävande evighetsarbete.
The solution
En allt i ett-lösning som fångar alla utgiftsprocesser i en, ger ekonomiavdelningen värdefulla insikter och en tydlig översikt över kostnaderna – historiskt, i realtid och framåt.
“Innan Pleo var upp till sex personer inblandade i hanteringen av varje utgift. En person attesterar, en annan jagar information, en tredje betalar ut utlägg. Nu har allt det där automatiserats. Nu är bara två personer inblandade: användaren och någon från ekonomiavdelningen som stämmer av. En person lägger en dag i veckan på att hantera alla utgifter. Tidigare tog det ofta det dubbla."
The results
Som COO på en scale up-studio med verksamhet i flera länder har Caroline viktigare saker för sig än att attestera utlägg. Pleo har frigjort värdefull tid för Caroline och samtidigt gett företaget bättre insyn i utgifterna. De har hittat nya möjligheter att spara.
Större kontroll och bättre översikt
Pleo gav Koto mer kontroll över företagets utgifter. Bland annat genom möjligheten att sätta individuella köpgränser, frysa kort och följa utgifter i realtid. Det ger bättre insyn i vart pengarna tar vägen och gör det möjligt att ta snabba, datadrivna och strategiska beslut.
Mer strategiskt tänkande
Tidigare spenderade Caroline mycket av sin tid på att hantera utlägg. I dag är hon helt bortkopplad från den typen av uppgifter. Numera har teamen allt de behöver för att kunna betala för saker i jobbet, och ekonomiavdelningen får all information de behöver för att kunna redovisa utgifterna på rätt sätt. Carolines jobb är nu mer strategiskt.
Frihet under ansvar till medarbetarna
Pleo hjälper Kotos medarbetare att hantera sina inköp snabbt och utan krånglet som kommer med utgiftsrapportering. Med Pleo kan de köpa vad de behöver i jobbet utan att ta sig igenom långa processer för att få igenom det.