Sådan bruger Podimo Pleo
Se her, hvordan Pleo hjalp Podimo med at spare en hel uge på at tilbagebetale private medarbejderudlæg
Udfordringen
Sig hej til Podimo – en app, hvor du bl.a. kan lytte til eksklusive podcasts og en fantastisk samling af lydbøger. I dag består deres team af 250 medarbejdere i mere end 20 lande.
Podimo blev stiftet i Købenahvn i 2019 og har efterhånden brugt Pleo i en god rum tid. Pleo blev implementeret, da virksomheden stadigvæk var relativt ung, og løsningen har derfor også spillet en vigtig rolle, når det kommer til at etablere processer for håndtering af rejser og udgifter. I takt med at virksomheden voksede, hjalp Pleo også med at håndtere de forskellige forretningsenheders forbrug, hvilket økonomiafdelingen, der på et tidspunkt kun bestod af to ansatte, ofte havde svært ved at overskue.
Manuel proces for tilbagebetaling af private medarbejderudlæg
Når ens team er så globalt, findes der i massevis af gode årsager til at rejse. Men efter hver rejse ventede det skrækkelige regneark, der skulle udfyldes, for at medarbejdere kunne blive tilbagebetalt deres rejseudgifter. Det tog Martins team 15 minutter at håndtere, behandle og bogføre hvert regneark med private udlæg, der skulle tilbagebetales.
Processer mellem forretningsenheder, der ikke spillede sammen
Efterhånden som Podimo fortsatte med at ekspandere til nye markeder og åbne nye enheder, blev det en umulig opgave at håndtere hele virksomhedens forbrug og samtidig sørge for, at de rigtige kontrolfunktioner blev implementeret, samt huske alle de forskellige loginoplysninger for de forskellige enheders banker.
Ingen firmakort til rejseudgifter
Udover at det tog en masse af økonomiafdelingens tid at behandle regneark med private udlæg, der skulle tilbagebetales, risikerede medarbejdere at vente mindst en uge på at få deres penge igen. Podimo var klar over, at de blev nødt til at finde et pålideligt firmakort, som medarbejdere kunne bruge, når de var på forretningsrejse.
Løsningen
En udgiftsløsning, der gør det muligt at registrere alle udgifter på én enkelt platform – uanset hvor medarbejdere befinder sig, eller hvilket marked en enhed opererer på.
"Når vi åbnede en ny enhed med Pleo ved vores side, gik det langt bedre, fordi vores lokale manager ikke behøvede at indsende udgiftsrapporter, der krævede, at økonomiafdelingen skulle bruge tid på at håndtere og behandle dem osv."
Resulaterne
Det siger sig selv, at Martin i kraft af sin rolle som Senior Accounting Manager i en virksomhed, der ekspanderer til forskellige lande, har bedre tinge at give sig til end at godkende rejseudgifter og logge ind og ud af hver enheds bankkonti for at få et hollistisk overblik over Podimos forbrug. Pleo har ikke bare hjulpet Podimo med at spare værdifuld tid og hurtigere kunne tilbagebetale sine medarbejdere, men har også resulteret i et højere produktivitetsniveau i hans team.
Merekontrol og overblik over enheder
Ved hjælp af Pleos funktion til flere enheder har Martin nu skabt sig et komplet overblik over virksomhedens totale forbrug. Nu kan han se alle udgifter samlet ét centralt sted – uden at skulle logge ind og ud af forskellige regnskabsdomæner i deres ERP-system og onboarde forskellige værktøjer. Og han kan opsætte funktioner til forbrugskontrol for alle enheder og teams med Pleo.
Højere produktivitetsniveau
Efter at have implementeret Pleo oplevede Martin med det samme en stigning i produktiviteten – både i økonomiafdelingen og andre teams på tværs af virksomheden, eftersom de ikke længere behøvede at bruge tid på at udfylde regneark med ugiftsoplysninger manuelt. Han har endda modtaget direkte feedback: "Hey! Det der Pleo-værktøj, det er fantastisk! Det løser alt."
Slut med private medarbejderudlæg
Kan du huske, at vi nævnte, at medarbejdere skulle vente mindst en uge på at blive tilbagebetalt for private udlæg? Med Pleo tager det lige så lang tid, som det gør at klikke på en knap. Martin og hans team behandler næsten 3.000 tilbagebetalinger om året via Pleo, så de har sparet tonsvis af tid, som nu kan bruges på vigtigere opgaver. Og ved at tilføje deres personlige bankkort i appen kan medarbejdere nu blive tilbagebetalt med det samme.