Så använder Podimo Pleo
Se här hur Pleo hjälpte Podimo att spara en hel vecka på att betala tillbaka privata utgifter till sina anställda.
Utmaning
Säg hej till Podimo – en prenumerationstjänst för ljudunderhållning som erbjuder premiumoriginal, exklusiva podcaster och en fantastisk samling ljudböcker. Idag består teamet av 250 personer som är utspridda över 20 olika länder.
Podimo grundades i Köpenhamn 2019 och har använt Pleo ett tag nu. Lösningen implementerades tidigt i verksamheten och Pleo har varit en nyckelspelare i att etablera processer för tjänsteresor och utgifter. När företaget växte var hanteringen av varje bolags utgifter, något som verksamheten kämpade med, särskilt eftersom ekonomiavdelningen bara bestod av två personer.
Manuell och krånglig återbetalningsprocess
Med ett så globalt team finns det många anledningar för människor att resa. Men efter varje resa återstod det skrämmande kalkylbladet som behövdes fyllas i för återbetalningar av utlägg under tjänsteresorna. Det tog Martins team minst en kvart att hantera, bearbeta och rapportera varje utläggsrapport.
Frånkopplade processer mellan enheter
När Podimo fortsatte att expandera till nya marknader och öppna nya verksamheter, började det bli en omöjlig uppgift att hantera alla utgifter och se till att rätt kontrollverktyg var på plats. Bara att komma ihåg alla olika inloggningar för varje verksamhets bank blev en pärs.
Inga företagskort för resekostnader
Det tog inte bara mycket av ekonomiavdelningens tid att behandla utgiftsrapporterna. Medarbetarna fick också vänta i minst en vecka på att få tillbaka pengarna. Podimo visste att de behövde hitta ett pålitligt företagskort som anställda kunde använda för att göra sina tjänsteresor smidigare.
Lösningen
En utgiftslösning som hanterar varje enskild utgift på en och samma plattform, oavsett var en anställd reste eller vilken marknad personen arbetade på.
"När vi öppnade en ny verksamhet tillsammans med Pleo, gick öppningen av den mycket smidigare eftersom vår lokala chef inte behövde lämna in utgiftsrapporter som krävde att ekonomiavdelningen hanterade och bearbetade och så vidare."
Resultatet
Som Senior Accounting Manager för ett växande företag som spänner över flera länder, säger det sig självt att Martin har bättre saker att göra än att godkänna resekostnader och logga in och ut från varje verksamhets bankkonto för att få en helhetsbild av Podimos utgifter. Pleo har inte bara hjälpt till att frigöra dyrbar tid och gjort återbetalningar till anställda snabbare. Det har också lett till högre produktivitet på ekonomiavdelningen.
Större kontroll och insyn i verksamheter
Genom att använda Pleos funktion för koncernhantering har Martin nu en fullständig överblick över de totala utgifterna i hela företaget. Utan att behöva logga in och ut från olika konton i deras affärssystem eller använda sig av olika verktyg kan han se allt på ett och samma ställe. För att inte tala om, ställa in kontrollverktyg för alla verksamheter inom bolaget som använder Pleo.
Högre produktivitet
Efter att ha implementerat Pleo såg Martin direkt en ökad produktivitet – både på ekonomiavdelningen och hos andra team. Den högre produktiviteten berodde på att de inte längre behövde lägga tid på att fylla i utgiftsrapporter. Han har till och med fått direkt feedback som låtit så här "Hej! Det där Pleo-verktyget - det är fantastiskt! Det löser allt."
Inga fler privata utlägg
Kommer du ihåg väntetiden för att få återbetalning för egna utlägg? Med Pleo är allt som krävs ett klick på en knapp. Med nästan 3 000 utlägg att hantera per år, har Martin och hans team sparat massor av tid som nu kan ägnas åt viktigare uppgifter. Och genom att lägga till sina personliga kortuppgifter i appen får de anställda nu återbetalning direkt.