Customer Case – Taxdoo
Top-Prio: Prozesse automatisieren
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Die Herausforderung
Das Hamburger Unternehmen Taxdoo übernimmt für E-Commerce-Händler:innen europaweit die Umsatzsteuervoranmeldung – und seit Kurzem für deutsche Unternehmen auch die komplette Buchhaltung. Um dabei seine eigenen internen Prozesse schlank zu halten, begibt sich das Team auf die Suche nach virtuellen Kreditkarten und einem Tool, das Reisekostenabrechnungen inklusive Verpflegungsmehraufwand automatisiert.
Chaos stiftende Firmenkreditkarten
Taxdoo verwendet fünf Kreditkarten im Unternehmen, zwei für die Gründer und drei für das restliche Team. Es gibt keinen Überblick darüber, wer welche Kreditkartennummer nutzt und wer was bezahlt.
Zeitintensives Travel Management
Reisekostenabrechnungen werden über ein Excel-Sheet abgewickelt: Die Mitarbeiter:innen legen Ausgaben auf Dienstreise selber aus, füllen danach ein Excel-Sheet aus, hängen ihre Rechnungen an und das Office Management gibt das Dokument dann an Finance weiter, wo die Rückerstattungen eingeleitet werden. Ein sehr zeitintensiver Prozess!
Eine fehleranfällig Rechnungsverwaltung
Die Prozesse rund um Eingangsrechnungen sind sehr fehleranfällig: Viele Leute sind involviert und es fehlt der Überblick darüber, welche Rechnungen schon freigegeben und bezahlt wurden. Die Rechnungen werden wöchentlich oder auch monatlich aus einem E-Mail-Postfach in ein Google Drive sortiert und von dort in DATEV hochgeladen und weiter über das C-Level abgewickelt und bezahlt.
Die Lösung
Smarte Firmenkarten, gekoppelt an eine automatisierte Reisekostenabrechnung, die darüber hinaus noch weitere überraschende Vorteile bieten.
Das Ergebnis
Die neuen automatisierte Prozesse mit Pleo sparen Taxdoo mehrere Tage Arbeitszeit pro Monat. Außerdem charmant: Bei Pleo werden Ausgaben, nachdem sie getätigt wurden, freigegeben. Dadurch wird den Mitarbeiter:innen innerhalb ihrer Ausgabenlimits ein Vertrauensvorschuss geschenkt.
Mehr Ausgabenüberblick
Pleo erweist sich als extrem benutzerfreundlich und wird von allen Mitarbeiter:innen gerne genutzt. Super praktisch sind für das Team vor allem die smarten Firmenkarten: Statt umständlicher Spesenerstattungen per Banküberweisung muss jetzt nur noch die Pleo-Karte hingehalten werden und alle Ausgaben werden automatisch vorkontiert und lassen sich einfach rückverfolgen.
Reisekostenabrechnungen in wenigen Klicks
Taxdoos Mitarbeiter:innen geben nur noch Start und Ziel ihrer Reise in der Pleo-App ein und alle Pauschalen werden automatisiert berechnet und verwaltet.
Zeitsparende Rechnungsverarbeitung
Vom Postfach, in das alle Eingangsrechnungen eingehen, wurde eine Weiterleitung an Pleo eingerichtet. Nachdem die Rechnungen automatisiert erfasst wurden, kommt innerhalb Pleos ein Freigabe-Flow ganz nach Taxdoos internen Richtlinien zum Zuge.
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